Digitálne účtovníctvo, Online šanón

Ako sa registrovať do Online šanónu

V nadväznosti na náš online šanón vám v tomto článku ukážeme ako si zaregistrovať účet Microsoft, prípadne ako prijať pozvanie na prepojené dokumenty. Snažili sme sa spraviť čo najjednoduhší návod, ktorý vám pomôže pri celom postupe a prípadných problémoch. Verím, že sa vám podarí spojazdniť účet a budeme tak môcť využívať obojsmernú komunikáciu elektronických dokumentov, a budeme o krok bližšie k úplnému online účtovníctvu.

Keďže používame pre naše dokumenty online úložisko od Microsoft (Sharepoint) o ktorom som písal aj v prvom článku, tak je na prihlásenie a autentifikáciu z vašej strany potrebné využívať práve Microsoft účet. Žiaľ toto je podmienka. Ak by ste náhodou s týmto nesúhlasili tak nemôžeme s vami využívať online komunikáciu účtovných dokumentov.

Mnoho z vás už Microsoft účet má, keďže je potrebný aj na používanie Windows 10 a vyššie, Skype prípadne Xbox (ak ste vášnivý hráči).

Prakticky existujú 3 možnosti

  • Nemáte vôbec Microsoft účet
  • Máte Microsoft účet a používate ho
  • Máte Microsoft účet ale ani o tom neviete

Posledné dve možnosti majú ale rovnaký postup. Jediný problém môže byť ten, že nebudete vedieť vaše prihlasovacie heslo do účtu.

Pri všetkých možnostiach však musíte začať formulárom, ktorým na poskytnete informácie, kto a kam má mať prístup. Odkaz na tento formulár vám poskytne váš účtovník.

Nemáte vôbec Microsoft účet

Ak cez daný e-mail nemáte doposiaľ vôbec vytvorený Microsoft účet, tak to uvidíte hneď v prvom kroku. Začínate štandardne pozvánkou. Do niekoľkých minút dostanete do mailovej schránky pozvanie na spoluprácu so spoločnosťou LASSARD, s.r.o. Pozvanie môže byť ako od vášho účtovníka, tak aj všeobecne od spoločnosti LASSARD, s.r.o.

Po prijatí pozvánky na vás vyskočí okno s informáciu, že pre e-mail ešte nie je vytvorený účet spolu s otázkou či si ho chcete vytvoriť.

Postupne si prejdete celým procesom vytvárania účtu Microsoft. Nie je to nič komplikované a určite to zvládnete. Bude potrebné zadať heslo (aj si ho do budúcna pamätať), overiť e-mail, a zahrať si jednoduchú hru aby  sa overilo, že nie ste robot. Ja som mal napríklad puzzle s delfínom 😊

Po zadaní hesla vás Microsoft vyzve na verifikáciu e-mailu. Do vami zadaného e-mailu vám príde správa (prípadne do spamu), ktorá obsahuje číselný kód. Tento kód je potrebné prepísať alebo skopírovať do registrácie. Odporúčam v tomto kroku odkliknúť súhlas so zasielaním „informácii a tipov“, aby ste mali krajší život bez spamu.

A je to hotovo. Práve ste si vytvorili Microsoft účet a všetky ďalšie kroky sú totožné ako pri užívateľovi, ktorý už Microsoft účet má.

Máte Microsoft účet (súkromný alebo firemný)

V takom prípade nám do formulára napíšete tento prihlasovací e-mail do vášho účtu a my vám pošleme pozvánku. Do niekoľkých minút dostanete do mailovej schránky pozvanie na spoluprácu so spoločnosťou LASSARD, s.r.o.

Potom bude potrebné prihlásenie do vášho účtu (za predpokladu, že ešte v prehliadači nie ste prihlásení).

Po prihlásení si od vás vypýtame súhlas so spracovaním pár informácií. Konkrétne sa jedná o váš e-mail, meno a fotku. Všetky tieto informácie budeme čerpať z vášho Microsoft účtu. Ďalší súhlas nám udeľujete na to, aby sme vás vedeli prihlásiť do našich aplikácií. Tou konkrétnou aplikáciou je sharepoint, kde máme uložené účtovné dokumenty. V tomto momente vám nezostáva nič iné iba dané povolenia odsúhlasiť. Ak by ste nesúhlasili, tak žiaľ nie je možné pokračovať a využívať náš online šanón.  

Po splnení týchto podmienok budete automaticky presmerovaní na stránku „My Apps“, kde nebudete vidieť nič. To je však v poriadku. Jediné čo by ste mali vidieť sú vaše iniciály v pravom hornom rohu. Prípadne si ich môžete rozkliknúť a overiť si, že ste prihlásení pod správnym e-mailom.

Druhou možnostou je to, že budete presmerovaný na stránku našej spoločnosti www.lassard.eu Zo stránky môžete kľudne odísť.

Na prístup k vašim dokumentom potom budete potrebovať link v takomto tvare lassard.sharepoint.com/clientsdocs/Vasa firma . Tento link vám pošleme do 48 hodín od vytvorenia alebo potvrdenia účtu. Zároveň vám poskytneme informácie, ako čo najlepšie a najefektívnejšie online šanón používať. Taktiež vám môže prísť na váš mail aj informácia od Microsoft Sharepoint, že sme s vami zdieľali jednotlivé zložky.

Po zadaní linku, v našom prípade firmy LASSARD accounting už len do prehliadača skopírujete link lassard.sharepoint.com/clientsdocs/LASSARD accounting a zobrazia sa vám jednotlivé zložky. Tie sú rozdelené na jednotlivé roky a zložku s názvom Doklady upload. Ako si môžete všimnúť, pri roku 2021 je logo preškrtnutej ceruzky, čo znamená, že táto zložka je len na prezeranie. Zložka Doklady upload je aj na upravovanie. Do nej jednoducho prekopírujete všetky vaše dokumenty. Viac informácií ako nahrávať dokumenty, a ako sa vyznať v štruktúre zložky účtovného roka si už čoskoro môžete prečítať v ďalšom článku.

Problémy, ktoré sa môžu vyskytnúť

Skúšate si otvoriť link od nás, ale dostanete len hlášku, že nemáte oprávnenie. V takom prípade je potrebné skontrolovať si v danom prehliadači cez stránku www.office.com pod akým účtom ste prihlásení. Toto prihlásenie potom platí pre celý prehliadač. Môže sa stať, že ste prihlásení pod iným účtom ako ste nám napísali. Prípadne ak by problém pretrvával tak nás prosím kontaktujte, lebo taktiež môže byť chyba aj na našej strane.

Po zadaní linku, kde by mali byť vaše dokumenty na vás vyskočí prihlasovacie okno. Toto sa deje v prípade, ak v danom prehliadači vôbec nie ste prihlásení. Vtedy sa jednoducho stačí prihlásiť do svojho účtu, /cez mail, ktorý ste nám poskytli.

Už som sa vo vašej firme v minulosti registoval/-a (pridanie prístupu do novej firmy, alebo duplicitná registrácia)

Nakoľko sme tento systém postupne vylepšovali, je možné, že už ste v minulosti u nás absolvovali registráciu. Ak použijete rovnaký e-mail ako v minulosti, tak budú jednotlivé kroky vynechané a po prijatí pozvánky si od vás Microsoft vypýta len autentifkáciu účtu pomocou hesla. To znamená, že nebudete požiadaný/-á o vytvorenie účtu a ani o odsúhlasenie osobných údajov, keďže v minulosti sme tento súhlas od vás dostali a stále platí.

Rovnaký prípad nastane aj v situácií ak si žiadate prístup do viacerých firiem s jedným používateľským účtom. Registráciu, v našom formulári kvôli bezpečnosti a priradeniu správnej firmy musíte vyplniť rovnako ako prvý krát. Avšak tým, že už sme od vás dostali súhlasy a zaregistrovali sme si vás v našom systéme, nebudeme ich žiadať duplicitne.