Online šanón – zabudnite na papiere
Pandémia Covid-19 a s ňou spojený home office nás v LASSARDe pekne pritlačil k múru. Keďže sme sa nemohli spolu stretávať a každý robil “z pohodlia” svojej obývačky, boli sme nútení vymyslieť kompletný systém digitálneho účtovníctva, ktorý bude správne fungovať a bude najmä bezpečný. Toto sa nám napokon podarilo a po mesiacoch testov vám predstavujeme novinku – digitálne spracovanie účtovníctva. My sme túto novinku nazvali Online šanón.
Čo je to Online šanón?
Online šanón je digitalizované úložisko všetkých vašich dokumentov, reportov, priznaní k DPH a celkovo všetkého, čo sa týka účtovníctva. Nájdete tu všetky faktúry, bločky a iné doklady v digitálnej forme prístupné kedykoľvek a odkiaľkoľvek. Všetky vaše dokumenty sú roztriedené podľa mesiacov, typu dokladu a každý dokument obsahuje aj interné číslo pod ktorým je evidovaný v účtovnom systéme. Samozrejme, že online šanón disponuje full-textovým vyhľadávaním a preto si dokážete veľmi jednoducho a rýchlo vyhľadať akýkoľvek doklad napríklad podľa sumy alebo položky na faktúre. Zároveň spĺňa aj všetky zákonom stanovené podmienky digitálneho účtovníctva, ktoré sú platné od 1.1.2022.
Okrem účtovných dokladov tu nájdete aj všetky priznania k DPH, reporty alebo akékoľvek iné doklady týkajúce sa vášho účtovníctva. Zdĺhavé hľadanie platobného príkazu alebo daňového priznania k dani z príjmov v e-mailových schránkach bude pre vás už len minulosťou. Viac informácií pre vás postupne pripravíme v sérií článkov.
Odovzdávanie dokladov – upload
Online šanón samozrejme obsahuje aj plnohodnotný systém na odovzdávanie dokladov priamo účtovníkovi. Našim primárnym cieľom bolo vymyslieť jednoduchý systém odovzdávania dokladov, ktorý funguje na všetkých platformách. Samozrejme sme sa nesnažili vymyslieť niečo nové. Naopak chceli sme využiť overenú a bezpečnú platformu, pomocou ktorej nám môžete doklady odovzdávať. Jeho jednoduchosť spočíva v tom, že všetky doklady skrátka presuniete do online priestoru a viac sa nestaráte. Nebudeme od vás vyžadovať žiadne vypĺňanie údajov, alebo triedenie dokladov podľa typov a podobne, ale len jednoduché presunutie všetkého čo si myslíte, že sa môže týkať účtovníctva. Na triedenie a posúdenie, či je doklad potrebný alebo nie sme tu my.
Ako môžem začať s používaním Online šanónu?
Začať s používaním Online šanónu je veľmi jednoduché. Nakoľko mi s týmto systémom aktívne pracujeme už od septembra 2020, tak tam momentálne nájdete všetky účtovné doklady za toto obdobie. Od vás budeme potrebovať iba Microsoft účet aby sme vás vedeli pozvať do vášho priestoru. Tento účet je potrebný na to aby sme autentifikovali užívateľa, ktorý bude s dokumentami pracovať. Mnoho z vás už účet od microsoftu má, keďže je potrebný pri prihlasovaní do windowsu 10. Ak však nechcete používať váš súkromný účet, a firemný nemáte ešte vytvorený neexistuje nič jednoduchšie. Stačí len kontaktovať vášho účtovníka a my vás priradíme k našej spoločnosti. Následne dostanete pozvánku a všetky potrebné inštrukcie na vytvorenie účtu. Nezaberie vám to viac ako 5 minút.
Budú moje doklady v bezpečí?
Celý systém dokladov funguje na platforme Sharepoint Online od spoločnosti Microsoft, ktorá je súčasťou Office365 Business. Sharepoint je platforma s dlhou históriu a veľmi dobrou bezpečnosťou, ktorá je využívaná spoločnosťami po celom svete. V skratke o bezpečnosti si môžete prečítať napríklad v tomto článku (po anglicky). Avšak každý systém je len tak silný, ako je silný jeho najslabší článok. Práve preto používame ako štandard viacfaktorové zabezpečenie, silné heslá, premyslené retenčné politiky a najmä vzdelávame našich zamestnancov v oblasti kyberbezpečosti. Všetky doklady navyše zálohujeme na naše zariadenia, rozmiestnené na viacerých miestach v rámci Slovenskej republiky.
Pevne verím, že väčšina z vás sa zapojí do tejto služby a bude si užívať jej výhody. Nenechajte si ujsť ani články, ktoré budeme pre vás pravidelne pripravovať.
